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Formations
Fiches programmes, clients et conventions. La prise de contact et le choix des dates restent dans l'agenda.
Chaque carte suit une affaire, un client pour une formation. La colonne est déduite de l'état réel des devis, conventions et dossiers : rien n'est saisi deux fois, rien n'est stocké en double.
Questionnaire préalable, évaluation à chaud, enquête de satisfaction : une question par écran, photo de fond, comme sur les formulaires que tu connais. Un questionnaire s'exporte en JSON et se réimporte ailleurs, c'est ce qui permet d'en fabriquer plusieurs types sans repartir de zéro.
| Titre | Accès | Questions | Réponses | État | Lien |
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1. Présentation
Ce que voit le répondant sur le premier écran, avant la première question.
0 laisse la photo telle quelle, 90 la rend presque noire. 55 va bien pour du texte blanc.
2. Qui peut répondre
Voir ou coller le JSON des questions
Le format d'import et d'export. Coller un JSON ici puis cliquer sur Reprendre remplace toutes les questions ci-dessus.
Pour faire écrire un questionnaire par une IA, téléchargez le brief JSON avec le bouton du même nom : il contient la consigne, le format complet, la liste des types de questions, la syntaxe de la logique conditionnelle et un exemple valide. Complétez la partie « contexte » (sujet, public, durée), collez le fichier entier dans l'IA, puis recollez sa réponse ici ou dans « Importer un JSON ».
4. Diffusion et réponses
La reprise lit un export Google Forms ou un tableur, propose la correspondance entre ses colonnes et vos questions, et vous montre ce qui serait repris avant d'écrire quoi que ce soit. Un même fichier déposé deux fois ne crée pas de doublons.
Liens personnels
| Personne | Adresse | A répondu | Lien |
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Ce que disent les réponses
Voir le tableau des réponses, une ligne par personne
Signature simple au sens du règlement eIDAS et des articles 1366 et 1367 du Code civil. Le signataire reçoit un code de vérification sur son adresse e-mail, relit le document, puis signe à l'écran. Le PDF renvoyé porte un cachet et une page de dossier de preuve.
Envoyer un PDF libre en signature
Pour un document qui ne vient ni d'un devis ni d'une convention du module.
| Document | Signataire | Envoyée le | Statut | Actions |
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| Numéro | Client | Signataire | Formation | Dates | Montant TTC | Statut |
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1. Remplissage automatique
Choisir la fiche programme, le client et, si la date a été retenue par le lien de planning, ce lien. Le bouton remplit tout le formulaire ci-dessous, qui reste modifiable.
3. Document, validation et signature
Envoyer au client
Pièce jointe : la convention avec son programme annexé, telle que validée.
Convention signée
C'est le client qui signe en premier. Deux voies au choix. Signature électronique : il reçoit un lien, un code de vérification par e-mail, et signe à l'écran ; la convention scellée rejoint le dossier toute seule. Ou dépôt manuel du PDF signé qu'il vous renvoie (PDF, ou photo JPG/PNG).
Autres actions
Dossiers de formation
Un dossier s'ouvre quand une convention est validée. Il suit l'action jusqu'à la clôture et rassemble toutes les pièces demandées par Qualiopi.
| Référence | Formation | Client | Dates | Étape | Pièces obligatoires |
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Pièces du dossier
Chaque dépôt est conservé avec sa date, son auteur et son empreinte SHA-256. Un nouveau dépôt remplace la version affichée sans effacer l'ancienne.
| Pièce | Étape | Qualiopi | État | Actions |
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Fichiers
| Pièce | Fichier | Version | Déposé | Empreinte |
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Quatre temps, dans l'ordre : les informations de la session, les personnes inscrites, leur convocation, puis la signature de la feuille de présence pendant la formation.
1. Les informations de la session
La session, c'est la formation telle qu'elle va se dérouler. Ses dates, son lieu et ses horaires sont repris de la convention et servent ensuite partout : dans la convocation, dans la feuille de présence et dans le certificat de réalisation. Le statut ne sert qu'au suivi : planifiée tant qu'elle n'a pas commencé, en cours pendant les journées, terminée une fois la feuille de présence close, annulée si elle ne se fait pas.
2. Les participants
Chaque personne inscrite reçoit un lien qui n'appartient qu'à elle, et qui lui sert à signer la feuille de présence à chaque demi-journée. Sans adresse e-mail, une personne reste inscrite mais ne peut être ni convoquée ni relancée.
| Participant | Fonction | Lien de signature | Présences | Statut |
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3. La convocation
L'envoi fait partir à chaque participant le message ci-dessous, avec son lien de signature et, si vous en déposez une, la convocation officielle en pièce jointe. Cette pièce rejoint le dossier de formation, c'est une preuve attendue par Qualiopi. Le rappel de la veille part tout seul dans les 24 heures avant le premier jour, à condition que les convocations aient été envoyées.
Modifier le texte de la convocation et du rappel
Ce texte sert à toutes les sessions. Ce qui change d'une session à l'autre est écrit entre doubles accolades et remplacé au moment de l'envoi : {{prenom}} devient le prénom du destinataire, {{dates}} les dates de la session, et ainsi de suite. Une ligne dont toutes les balises sont vides disparaît du message, donc pas de « Matériel demandé : » suivi de rien.
Le lien de signature
Il ne voyage plus avec la convocation : il part dans son propre message, plus près de la formation, pour que le participant l'ait sous la main le jour venu. Le message liste toutes les demi-journées et explique le rattrapage.
4. L'émargement et la feuille de présence
Rien à ouvrir et rien à activer : chaque demi-journée devient signable toute seule une demi-heure avant son début, et le reste jusqu'à trois jours après la fin de la formation. Le participant voit d'un coup toutes les demi-journées depuis son lien personnel et signe celle du moment, ou rattrape celle d'hier. En session de test, tout est ouvert tout de suite et la signature est antidatée à l'heure réelle de la demi-journée.
Vert, la personne a signé. Rouge, elle est notée absente ou verrouillée. Gris, en attente. Cliquez sur une case pour intervenir.
Le lien de suivi du formateur
Ce lien part tout seul avec les convocations. Il ouvre le même tableau que ci-dessus, sans identification, depuis un téléphone en salle, et cesse de fonctionner trois jours après la fin de la formation. Passé ce délai, la feuille reste ici.
Le client (service RH) reçoit un lien. À l'ouverture, il saisit son adresse, reçoit un code à 6 chiffres, puis consulte, coche et télécharge les documents choisis ici. Chaque accès est inscrit au journal du dossier.
Notes de suivi
Journal des démarches
L'import accepte un fichier exporté ici (une fiche ou toutes), un objet « fiche » seul ou une liste « formations ». Les fiches importées arrivent dépubliées, à relire avant publication.
| Titre | Catégorie | Durée | Prix HT | Publication |
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Vue d'ensemble : chaque client, ses devis en cours et ses formations. Les pastilles indiquent les pièces du dossier, vert pour présent, rouge pour une pièce obligatoire manquante, gris pour une pièce facultative. Cliquez sur une formation pour ouvrir son dossier.
| Numéro | Client | Objet | Date | Émis par | Total | Statut |
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1. Remplissage automatique
Choisissez la fiche programme et le client, le bouton propose l'objet, le courrier et le tableau des coûts. Tout reste modifiable.
3. Pièces jointes
Un PDF coché est annexé au devis dans le même fichier, les autres documents partent en pièces jointes du courriel. Sans pièce cochée, le programme de la fiche est joint automatiquement : le PDF des devis, sinon celui des conventions, sinon le programme généré.
| Pièce | Type | Taille | Annexée |
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4. Génération et envoi
5. Signature du devis
Autre voie, si le client préfère imprimer et renvoyer : déposez ici le devis signé à la main. Il est rangé avec le devis et le statut passe en accepté.
| Client | Signataire | Contacts | Ville |
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Organisme de formation
Ces informations alimentent les conventions et les programmes.
Charte des devis en auto-entreprise
Logo placé en haut de la première page et bandeau de certifications placé en bas, PNG ou JPG, 2 Mo maximum. En portage, c'est la charte de la structure qui est utilisée.
Signature scannée (facultatif)
PNG ou JPG, fond blanc ou transparent, 1 Mo maximum. Elle est placée dans la case organisme des conventions générées. Stockée hors du site.
En mode portage, la structure (Missioneo, ITG...) signe la convention comme organisme de formation, avec son SIRET et son numéro de déclaration d'activité. La convention part vers la conseillère, le client en copie si besoin.
| Structure | SIRET / NDA | Conseillère | État |
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Clé IA (Groq ou Claude)
La clé sert à la rédaction des fiches programmes et à la relecture des courriers de devis. Elle reste dans ce navigateur, elle n'est jamais enregistrée sur le serveur ni transmise ailleurs qu'au service choisi. Sur un autre ordinateur, il faudra la recoller.
Envoi des e-mails
Tout part de ce module : convocations, rappels, liens de signature, devis et conventions. Si rien n'arrive, le test ci-dessous dit où ça casse. Il envoie deux messages, un par le chemin simple et un par le chemin des pièces jointes, celui des convocations, et affiche l'erreur exacte de chacun.
Jeu de test
Crée un client fictif, un devis, une convention validée, son dossier, une session de deux jours et des participants fictifs avec leur lien de signature. De quoi dérouler tout le module sans toucher aux vrais dossiers. Tout se supprime d'un bloc.
Tous les courriels du jeu de test arrivent dans cette boîte. Chaque persona garde une adresse distincte grâce au sous-adressage, du genre immersionhorizons+alice1@gmail.com, accepté par Gmail et délivré dans la même boîte. C'est nécessaire : deux participants partageant exactement la même adresse seraient fondus en un seul stagiaire. Le client fictif reçoit sur +client, son signataire sur +signataire.